Association management system
协会管理制度
协会制度汇编
浙江省环境影响评价与环境监理行业
信息公开管理办法
第一条 为规范信息公开工作，确保信息公开的真实、准确、完整、及时、公平，维护会员的合法权益，依据《浙江省社会团体管理办法》制定本办法。
第二条 本办法所称信息公开是指将可能对本行业产生重大影响而会员尚未得知的信息，在规定的时间内，以规定的方式向会员或社会公布的行为。
第三条 信息公开的内容包括定期报告和临时报告。年度报告为定期报告，其他报告为临时报告。登记管理机关认为有必要公开的信息，也应当予以公开。临时报告内容包括以下几方面：
（一）会员代表大会或理事会的决议；
（二）对发展可能产生重大影响的信息；
（三）财务情况；
（四）接受国家拨款或者社会捐赠、资助的资金使用情况；
（五）接受政府职能委托、授权、转移情况；
（六）开展评比、达标、表彰活动的情况；
第四条 信息公开是浙江省环境影响评价与环境监理行业协会（以下简称“浙江省环评与监理协会”）的持续责任，应该忠实诚信地履行信息公开的义务。应真实、准确、完整、及时、公平地报送公开信息，确保没有虚假、误导性陈述和重大遗漏。
第五条 发现已公开的信息有错误、遗漏或误导时，应及时发布更正公告、补充公告或澄清事实公告。
第六条 理事会授权秘书处负责组织和协调信息公开工作。
第七条 信息公开前应严格履行下列程序:
（一）提供信息的部门负责人核对相关信息资料并签字确认；
（二）秘书长进行合规性审查并签字；
（三）会长（理事长）或会长（理事长）授权人签发。
第八条 会长（理事长）有权以本会名义公开信息。
第九条 未经理事会决议或会长（理事长）授权，理事不得以个人名义代表本会或理事会向公众发布、公开未经公开过的信息。
第十条 理事会或理事个人不得代表本会向会员大会（或会员代表大会）和新闻媒体发布、公开本会未经公开的信息。
第十一条 应当在会员大会（或会员代表大会）、理事会召开之前告知会员或理事召开会议的时间、地点、方式及议程等事项。
第十二条 应当及时将会员大会（或会员代表大会）、理事会的决议通过本会的信息公开途径告知会员。
第十三条 本会应当随时关注本行业的信息动态，对本会正常运作和会员业务发展可能产生重大影响的信息，及时告知会员。
第十四条 理事及其他因工作关系接触到应公开信息的工作人员，直接对本会产生重大影响的未公开的信息负有保密的责任和义务，不得泄露未公开的有关信息。否则，对由此产生的不良影响负全部责任。
第十五条 由于有关人员的失职给本行业造成影响时，应对其给予惩诫。
第十六条 本办法由浙江省环评与监理协会负责解释。
协会档案管理制度
一、档案的设立
1、建立健全协会各类档案，目的主要在于为协会及上级有关领导分析、总结、部署、调度协会工作和对协会工作作出决策提供准确、可靠的依据。
2、协会确立一名专职人员具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。
3、全面系统地建立健全协会档案、会员档案、证书档案，档案按类以时间为序建立，员工的一般人事档案、业务档案、协会换届会议档案按类别存放分别保存。
二、档案的立卷
1、档案管理人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，案卷的规格要符合规范统一的要求。
2、凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，协会可根据需要自行决定是否保留。
三、档案的补充
1、涉及员工的入职、转正、学历等专业技术职务、调资、入党奖惩等材料要及时收入个人档案。
2、外来文件、函件由收文员统一分类编号登记，交主管领导审阅后，即立卷归档。
3、协会印发的文件经登记文号后，按照文件类别保存，统一立卷归档。
四、档案转递
档案管理人员因工作调动，需要转递档案，必须按要求对转递项目逐项登记，严密包封，并加盖封章，不得随意外带。
五、档案查阅
外来人员查阅档案，必须经协会主管领导批准后方可查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料需经档案管理人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出档案存放地点。
六、档案安全保密
档案管理文件应固定存放，并注意妥善保存，保持整洁、干燥，自然通风；档案管理不得外泄档案中的机密；不得带无关人员进入档案管理区域。
七、会计档案的管理
1、协会财务负责会计档案的定期收集、审查核对、整理立卷、编制目录、装订成册、妥善保管等具体工作，同时对会计档案的全面性和真实性负责。
2、会计凭证每月按规定整理、装订、立卷、归档。会计账簿、会计报表每年一次按规定整理装订、立卷、归档。
3、各种记账凭证，应当连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在封签处签名或盖章。对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明该记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
4、会计档案必须专人保管。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务科保管一年，期满后，原则上编造清册交由档案人员保管。
5、档案人员接收的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，需要拆封的应会同财务人员共同参加。
6、档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，需报经上级主管领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。
7、本协会人员调阅会计档案要经财务负责人或上级主管领导批准。并详细登记调阅的名称、日期、调阅人姓名、调阅理由、归还日期。
8、调阅人员不得将会计档案携带外出，需复制的，要经主管领导同意，并由提供人员和收取人员共同签名。
9、各种会计档案的保管期限，从会计年度终了的第一天算起，根据其特点，分为永久、定期两类。各种原始凭证和记账凭证（包括发票和汇总表）、总账、明细账、会计移交清册应保存15年，现金、银行日记账、会计档案的保管清册和销毁清册要保存25年，涉及外事的会计凭证和决算作永久保存，固定资产卡片在固定资产报废清理后保存5年，单位的会计月、季度报表保存5年。
10、销毁会计档案必须编制销毁清册，由财务人员和档案管理人员共同鉴定，提出申请报告，经上级主管领导批准后，由财务人员和档案管理人员共同派人监销，监销人同时在销毁清册上签字。未清债券债务的原始凭证和永久保存的资料，在销毁时应当抽出，另行立卷。
11、加强会计档案科学管理。会计档案应当妥善保管，存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失、泄密。同时要努力做好防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防烂。
为正确使用和妥善管理印章，明确责任，确保印章使用安全，特制订本制度。
一、印章的管理
印章主要用于正式公文（包括函件）用印和联系公务、处理业务、提供证明等。单位所有印章必须严格管理，正确使用。
二、印章的使用
凡使用印章必须在印鉴使用登记簿上写明印章用途、经办人名称以及所属单位，并报经主管领导同意，方可用印。
凡未经签发件，一律不准用印。
三、印章的使用范围
（一）单位公章使用范围
1.省委、省政府督办件和领导批示件的答复，市直各部门、单位征求意见的复函，所有涉及资金的文件、担保承诺、向上报送项目以及以协会名义与有关方面签订的重要合同、协议等。
2.外单位与本协会因会签文件用印等。
3.以协会联系工作和公务的介绍说明、证明文件等。
4.协会对外提供的财务报告。
5.员工的任免聘用。
6.其他需使用公章的情况。
（二）法人个人名章
1.法人私章由法人授权指定专人保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批支付申请或取汇款凭证方可盖章。
2.法人私章主要用于需加盖私章的合同。财务及报表等文件。
（三）财务专用章
财务章由财务部保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用。
（四）发票专用章
发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人负责保管。
（五）职能部门按需刻制的专用章
职能部门章由部门负责人保管。主要适用于公司内部工作联系使用，盖章前需先到指定专人领取并填写印鉴使用登记簿，获得部门负责人同意后，方可盖章。
四、印章保管人的职责
1.负责印章的保管。
2.负责设立印鉴使用登记簿台账。
3.负责印章使用的审核工作。
4.印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印鉴使用登记簿。
5.印章的使用需确保资金使用的绝对安全，尽量不同印章分由不同的专人保管。
6.印章需存放于指定安全的地方，严禁擅自携带外出。
7.印章遗失应及时上报，对外登报作废。
五、规范使用印章
1.对一些行文不规范（字迹潦草、由明显涂改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文件，拒绝加盖公章。
2.一律不得在空白的纸张、表格、信函、证件、合同、介绍信等上面加盖公章。如遇特殊情况，必须经主要负责人签字同意后，方可用章。
3.规范使用印章，盖章时用力均匀，落印平衡，印泥（油）要适度，保证印迹端正、清晰。
4.经批准停止使用的公章由秘书处统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。
5.非协会员工或与协会工作、业务无关的文件材料不得用印章。
6.涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件材料不得用印章。
7.未经批准的文件材料不得用印章。
六、本制度由秘书处起草经审批从2020年10月起实施。
证书管理制度
一、为加强机构所有证书原件、申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时备案复检等，特制订本制度。
二、下列证书及资料由办公室负责统一保管
1.所有资信文件:验资报告、评估报告、年检报告等。
2.重要文件，如项目文件、管理制度文件等。
3.理事会会议文件及通知、权威部门发布给机构的授权函等。
4.所有由重要机构或组织颁布的证件如登记证书、银行开户许可证、组织机构代码证等。
三、资料保管员职责如下
1.建立证书资料目录及相应档案，以便及时查找。
2.负责日常管理，保证证书资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。
3.负责有关证书的申办、变更、年检、延期等工作。
4.严格按照机构的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。
5.严格交接转移手续。
四、证书资料的借阅、借用、复印管理办理
1.机构员工因工作需要必须借阅、借用、复印证书资料时，应填写借用登记表，写明事由及拟用证书资料名称、件数、归还期限等，经相关负责人同意并签名确认后，方可办理相应手续。
2.资料保管员凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其他任何人员提出的任何要求，均不予受理。
3.凡借阅、借用证书资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期手续与上述1相同，但最长不得超过20个工作日。
为加强协会工作的规范化、制度化和统一化，提高协会工作效率和透明度，增强协会的凝聚力和向心力，使协会的管理工作有章可循。根 据协会《章程》的有关规定，特制定以下协会会员管理制度。
一、会员申请程序
1.凡申请加入本协会的企、事业单位，应向协会秘书处索取会员登记表、入会申请表，认真填写并加盖公章后交秘书处。
2.会员资格审查由协会秘书处负责，经审查符合条件后报常务理事会讨论通过。
3.资格审查的内容：申请单位应依法取得工商营业执照或法人登记证书，并承认协会《章程》。
4.申请入会单位被批准后，由协会秘书处发放会员证书。
二、协会会员权利
1.投票选举
享有本协会内有关工作的选举权、被选举权和表决权。
2.技术培训
免费或优惠参加协会组织的继续教育、专业岗位培训，也可根据企业需求，开展针对性的环保技术方面培训。
3.团标发布
在团体标准制定、发布和公示等方面服务省内外环保企事业单位。
4.科技奖项推荐
协会开展科技奖项的评审和推荐，优先面向会员单位开展，优秀的会员单位可做为行业典型推广宣传。面向会员单位和会员设立奖项进行评选并推荐给国家、省科协相应奖项。
5.人才举荐
对会员单位在环保行业内的技术领军人才、科技创新类人才、省科协“育才工程”的优秀技能型人才等优先向国家和社会推荐。
6.咨询合作
在环境治理、技术创新、环评评估、环境监理等单位会员在行业内多方面的环境问题提供专家权威性的咨询服务，给予评估建议，提供合理的解决方案。
7.学术交流
每年不定期开展环境领域专题讨论会，在国家政策、环保行业困境、技术应用推广、行业市场变化等方面充分听取会员单位的意见，探讨行业发展方向，加强行业交流与合作。
8.技术推广、成果鉴定、项目管理
优先对会员单位研发的新技术、新产品，承担的科研成果提供专家论证、技术鉴定、技术评价，优先纳入省环评与监理协会的科研成果项目推广渠道，给优秀先进会员单位提供社会面推广服务。
9.媒体宣传展示
通过协会会员群、微信公众号、网站为会员提供最新的行业政策、科技信息、行业动态等资讯信息。会员单位可优先在协会对外平台展现企业风采、行业优势构建同行业合作等；优先为会员提供登载环评和环境监理公开信息、单位需求等服务。
10.环保顾问推荐
协会拥有专业的顾问团队并能充分利用专家库资源，为企业引进先进技术、技术研发团队，及时响应和解决企业环保需求，按行业专长引荐专家人员，提出专业方案和措施对策。
11.意见反馈
协会为行业发展有上传下达的作用，协会为更好地提供服务，会员单位有权通过协会向省环保厅反映意见和建议。
12.监督建议
协会是服务于会员单位的社会组织，会员单位对协会工作有权进行批评、建议和监督。
三、协会会员义务
1.自愿加入协会，执行本协会的决议。
2.拥护本协会的章程，维护协会的合法权益。
3.接受协会行业自律管理，遵守行规行约。
4.积极参加协会组织的活动，完成协会交办的工作。
5.向协会反映业务经营中遇到的问题、情况，按规定提供相关资料。
6.按规定及时、足额缴纳会费。
7.会员代表大会决议规定的其他义务。
四、协会职能
1.协会应教育和督促会员遵守国家法律、法规，执行行业自律规则。
2.协会应依法维护会员合法权益，调解会员纠纷，代表会员向主管部门、立法机关反映会员再业务经营活动中的要求。
3.协会对会员实行分类分级管理、年度审查评估制度。协会有权监督、检查会员的执业行为。
4.协会应根据机构类型和执业范围的差异，将会员划分为不同类别，制定相应的工作指引对其业务进行分类规范。
5.协会应建立健全会员评价体系，定期组织开展对不同类型的会员单位业务表现进行公开评价，评价的具体规则由秘书处另行制定。
6.协会要制定相应的措施，对科技创新企业的业务给予技术和专家方面支持，对会员单位的科研成果给予社会面推广。相关措施由秘书处另行制定。
7.对为协会和行业发展做出贡献的会员，协会应视情况给予书面表扬、通报表扬、公开表彰、作为协会优秀会员等形式的奖励。
8.对违反章程、不服从协会自律管理的会员，协会可通过诫勉谈话、警告、公开谴责、请求业务主管单位予以行政处罚等方式进行处分。对严重违反协会章程、拒不履行会员义务的会员，协会注销其会员资格，且三年内不受理其入会申请。
9.会员自愿退会应向协会提出书面报告，秘书处备案后注销其会员资格；其会员资格注销两年后，可再次向协会提出入会申请。
10.协会会费按年度收缴。会员单位应按时在截止日期内进行缴纳，如因特殊原因延误缴纳的，应书面说明原因。
协会培训管理制度
为了使协会培训管理工作规范化、科学化、制度化，结合协会实际情况，进一步提高日常培训工作效率和质量，确保日常培训工作有组织、有计划地进行，特制定本制度。
一、 目的与范围
为了使新员工第一时间熟悉协会规章制度和岗位职责，提高员工业务水平和技能，使职务晋升者尽快熟悉新工作岗位与职责，关心职工职业生涯发展。以便协会的人才梯队建设能满足协会发展需要，并确保培训操作过程规范化、系统化、长期化，特制定本制度。
适用范围：本制度适用于协会的内部培训及所组织的外训工作。
二、 培训原则
1. 员工培训以提高自身业务水平和技能为目标，须有益于协会的权益和发展需要。
2. 员工培训以不影响正常工作为前提，遵循学习、工作需要与协会发展相结合、讲究实效。
3. 全员参与原则，协会根据发展规划制定教育培训战略规划，领导层提供政策、方向和支持，培训部和行政人事提供资源、方法和相关制度。
4. 协会每年拟定年度培训财务预算，根据岗位及职责不同设定管理调控培训经费补贴。
三、 员工职责
1. 享有参加培训的权利，也有接受培训和培训他人的义务。
2. 须按规定要求参加各项培训并适时提出个人培训需求。
3. 严格按照协会培训的相关规定和制度参加培训，不得无故请假、迟到和早退。
4. 除积极参加协会组织的各项培训外，重点在提高专业知识、工作技能和综合素质方面进行自主学习。
四、 培训内容
1. 初级培训：即新人入职培训包括协会介绍、组织架构、管理成员、经营方针、战略目标、管理制度、岗位要求、工作流程、服务意识、绩效考核、晋升标准等。
2. 中级培训：主要是工作涉及的政策法规包括行业内的政策、法规、经济法、税法、劳动法、政策解读以及会员发展和服务、公文写作、人力资源管理。办公室事务管理。
3. 高级培训：中高层干部转岗或晋升培训、现代管理技巧培训、外出考察学习。
4. 个人外部培训：技能认证培训、学历培训。
五、 培训费用报销
本制度所指培训费用一般包括培训费用、考试费用、证书费用、教材费用、差旅食宿费用等。
1. 协会指派或经审批同意外出参加的各类岗位培训，培训费用经批准后可据实全额报销，外出培训发生费用超出申请额度部分自行解决。
2. 员工参加协会组织的专项技能培训，原则上协会和个人按一定比例分别承担相应费用，具体比例及相关规定根据培训主管部门通知要求确定。
3. 对于国家法律法规、政策或行业上级主管部门要求必须取得的各类职业资格证书（国家规定实行准入控制职业）、特种作业人员上岗证书或协会要求取得各类证书，与所在岗位工作相适应者可由本人申请，经协会批准后报销相应考试和证书费用。
4. 为取得同一类别和等级资格证书连续参加培训和考试者，相关费用报销仅限一次，未取得证书者一切费用自理。因未取得证书影响上岗的，责任自负。
5. 各类专业技术职务任职资格证书申报、取得费用不予报销。
6. 研究生及以上学历、学位教育与培训，协会根据发展需求和培训费用预算制定年度研究生培训计划，确定为协会培养人才的中层管理人员，并在协会连续工作满4年以上，年龄45周岁以下，经审批获准按任职岗位、按一定比例报销学费，但自取得证书之日起在协会需满足一定年限，并另行写入培训协议。在此期间无故解约需赔偿协会支付的所有学习费用。未取得证书或学位者，所有费用自理。
7. 培训费用报销凭证必须按照审批要求据实填写，弄虚作假者将予以处罚。
六、本规定自发布之日起实施，协会秘书处享有最终解释权。